En este blog vamos a mencionar algunos Informes que puedes usar para controlar a tu departamento de ventas. Recuerda que la filosofía CRM gira alrededor del cliente y muchas de las plataformas te ayudarán a crear reportes para conocer el desempeño de tu fuerza de ventas.
Informes de Actividades.
Informes de Adquisición de Clientes.
Informes de Tiempo de Ocupación.
Informes de Negocios por Fases.
Informes de Productos.
Informes de Actividades
Informe de actividades, en este informe podrás dividir diferentes tipos de actividades que realizan los asesores comerciales. Los tipos de actividades comunes son tareas, reuniones y llamadas.
En estos reportes, podrás categorizar y dividir la información según la complejidad o las actividades más importantes que tiene que realizar el asesor, o podrás generar un informe completo por cada tipo de actividades. Por ejemplo, informe de llamadas, informe de videollamadas realizadas, informe de tareas, informe de visitas.
En un informe de llamadas puedes obtener informe de llamadas realizadas e informe de llamadas recibidas. Dependiendo del tipo de CRM que estés utilizando vas a poder registrar el tiempo de llamada que se realizó, hasta en otros la grabación entera de la llamada, con previa autorización de los clientes, como por ejemplo en el caso de atención al cliente.
Por un tema de seguridad y privacidad en estos casos el cliente siempre va a tener que saber y aceptar que la llamada está siendo grabada. Ninguna grabación se puede realizar sin previa autorización o conocimiento del cliente.
¿Qué deberías considerar en el informe de llamadas?
En un informe de llamada se tiene que tomar en cuenta, la duración de la llamada para desestimar llamadas que se realizaron y que no fueron contestadas, y llamadas que tuvieron una duración fuera de lo normal, es decir, llamadas que son muy cortas o llamadas que son demasiado extensas.
Este tipo de informes también te sirven para determinar, qué asesor es el que más está llamando, y cuál de ellos es más efectivo por llamada. Estos informes te permitirán saber cuántas llamadas en promedio necesita un asesor para poder cerrar una venta, llamadas de seguimiento en este caso como ejemplo.
Otro informe de actividad puede ser, el relacionado a eventos, un evento para tu plataforma CRM implica un espacio de tiempo en el que el asesor va a realizar una actividad en específico.
Un ejemplo de informe de eventos puede ser, la visita de un asesor a un cliente para el cierre de una negociación. Los informes de eventos te ayudarán a saber cuántas visitas se realizan, y cuánto tiempo le toma cada una de estas visitas de negociación. Este informe es el mismo que se usaría para videollamadas, cuando estas son registradas en el CRM
Adicional a esto, podrás encontrar información valiosa, cómo cuántas visitas de negociación tiene que realizar un asesor comercial dependiendo del monto de negociación o del servicio que se está negociando.
Informes de Adquisición de Clientes.
Para este tipo de informes es necesario que tu CRM esté bien configurado, para determinar por usuario cuál es la fuente de adquisición de clientes, es decir, cómo llegaron estos clientes hacia tu negocio. Pueden ser diferentes fuentes como medios ganados, medios pagados, medios propios.
Adicional a esto, es importante saber las plataformas de comunicación que utilizan los clientes para interactuar contigo. Pueden ser plataformas de comunicación en redes sociales como Facebook Messenger, WhatsApp, Instagram Direct o más tradicionales como llamada telefónica o correo.
El informe que te permite revisar esto es el informe de medios de contacto. Estos medios de comunicación son muy importantes porque es el canal por el cual se mantiene comunicación con tus potenciales clientes y clientes.
En este caso descubrir tu medio de contacto más común para el cliente, es vital. Esto te ayudará a que tengas una lista de importancia de medios para que siempre estén hábiles para comunicarte o que el cliente se pueda comunicar con facilidad.
Estos informes de adquisición de clientes son importantes para poder trabajar con dos departamentos en específico, el departamento de marketing y el departamento comercial, estos dos departamentos en conjunto tienen que trabajar para aclarar qué fuentes son las más importantes para adquirir clientes de alta calidad.
Con esta información podrás realizar una planificación de medios de comunicación, que usarán los dos departamentos, tanto para adquirir clientes como para utilizarlas en un seguimiento previo al cierre de negocios.
¿Qué deberías considerar en el informe de adquisición?
Para este tipo de informes es recomendable realizar comparaciones por fechas, es decir, comparar la adquisición de clientes que tienes este mes con el mes anterior y con el mes del año anterior.
Todo va a depender de tu negocio o tu sector, pues varias veces al tener un negocio que es cíclico vas a tener meses en los que la adquisición de clientes son más altos y meses más bajos, de igual manera relacionado hacía ventas.
Los informes de adquisición son muy importantes para encontrar anomalías en la adquisición de clientes y hacer pronósticos o proyecciones de manejo de clientes para el departamento comercial.
Informes de Tiempo de Ocupación
Este tipo de informes son menos comunes pero son muy importantes, es un informe más comercial y lo que te ayuda es a saber qué tan ocupado se encuentra tu fuerza de ventas.
Estos informes son más fáciles de realizar cuando el departamento comercial tiene una buena gestión en el manejo del CRM. Lo importante es utilizar de manera correcta el embudo comercial calificando a los clientes por fases y al mismo tiempo agendando todas las actividades que tiene que realizar por cliente, empresa o negocio.
De esta manera, el encargado del departamento comercial va a poder organizar una mejor asignación de clientes para los asesores. La asignación se puede realizar por distintos motivos, desde el tipo de servicio o producto a trabajar o negocios para empresas en específico. Este informe te ayudará a asignar basado en qué tan ocupado se encuentra el asesor, y no sólo por los tipos de asignación mencionados antes.
¿Qué deberías considerar en el informe de tiempo de ocupación?
En este informe es muy importante estar al tanto que tu fuerza de ventas se encuentra bien capacitado en el uso de tu CRM. Es normal que algunos asesores usen mejor la plataforma que otros y esto es importante saberlo y corregirlo lo más pronto.
El uso de este informe va a depender del tipo de negocio como los otros tipos de informes. Es muy útil cuando tus asesores cumplen con otras funciones adicionales a la venta. De esta manera podrás medir y mejorar los procesos que realizan.
Informes de negocios por fases.
Estos informes te van ayudar a conocer el estado de la mayoría de negocios que tienen cada uno de tus asesores.
Usualmente estos informes indican el importe que se está negociando en la etapa de negociación correspondiente. Lo que permite saber si es que tienes montos altos estancados en alguna fase de negociación o si estás perdiendo negocios.
Esto te ayudará a realizar un proceso deductivo al revisar cada uno de los proyectos o los proyectos más importantes en los que tengas un monto que necesita una revisión de un coordinador comercial o incluso del encargado completo del departamento comercial.
Estos informes ayudan al departamento comercial para dar soporte en el caso de tener negociaciones grandes y que necesiten apoyo de un especialista, a pesar de ya estar manejado por un asesor.
De igual manera, el informe por fase de negociación te ayudará a saber cuáles son las posibles razones por las que has perdido una negociación o tu departamento comercial no ha logrado cerrar una negociación.
¿Qué deberías considerar en el informe de negocios por fases?
En este informe es muy importante registrar los montos de negociación y los cambios en el montón en el transcurso de la negociación. Estos cambios por más sencillos que parezcan te otorgan información de gran valor.
Encontrarás los cambios en los montos y posibles negociaciones, es muy común en estos informes encontrar ventas cruzadas y aumentos o disminuciones de paquetes en servicios. Esto te ayudará a saber los motivos por los que suceden.
Informes de Productos
Al tener ingresados tus productos o servicios en tu CRM, podrás generar informes de ventas de productos, a pesar de que parezca un informe normal o regular, es un informe que a veces se lo deja de lado, sin embargo, el beneficio de tener a tus productos ligados con tu CRM o tus servicios es que podrás identificar o fusionar más informes con los de productos.
Un ejemplo claro es, los informes de adquisición de clientes con productos para encontrar qué canal en específico es el que vende ciertos productos o servicios. Lo que te ayudaría a tener una visión más clara de las fuentes de adquisición para aumentar la venta de productos en específico.
¿Qué deberías considerar en el informe de productos?
En este informe debes considerar la codificación correcta de tus productos, varios de los CRM te permiten vincular con otra aplicación en la que llevas tu contabilidad, esta codificación te ayudará a realizar otro tipos de informes ya con el departamento contable.
Estos informes te permitirán dar un paso más adelante y unir otro departamento más a la toma de decisiones, este es un acercamiento a inteligencia de negocios de lo cual hablaremos más adelante.
Estos son algunos de los informes que puedes obtener de un CRM, estos informes los puedes presentar en un archivo de excel para poder generar gráficos que sean más fáciles de interpretar.
Dependiendo del tipo de plataforma que estés usando, algunas te dejan generar paneles de información o dashboards en específico, para mantener esta información en tiempo real, lo que te permitirá tomar decisiones más rápidas al tener generados estos paneles de información ya automatizados.
Más adelante hablaremos sobre los KPIs e ideas de indicadores clave que deberías manejar en tu CRM, para poder tomar decisiones rápidas. Estos son sólo algunos de los informes que puedes hacer.
Coméntanos si te gustaría saber, qué otros informes puedes hacer en un CRM, y si conoces alguno que quisieras mencionarlo puedes dejarlo en los comentarios.
Si no estás utilizando un CRM o no sabes generar informes que te puedan ayudar a gestionar rápidamente tus procesos comerciales o de marketing que te ayuden a tomar decisiones rápidas puedes agendar una asesoría gratuita con nosotros.
